Praktijk Rotterdams Historisch Museum

Cardbox waakt over Rotterdams historie

Ingeklemd tussen het glas en beton van kamtoorkolossen staat het fraaie onderkomen van het Rotterdams Historisch Museum: het Schielandshuis. Het pand werd als door een wonder gespaard tijdens het bombardement in 1940 en is sindsdien 'op afstand' het oudste pand in het centrum van de stad. Een deel van de zeer uiteenlopende collectie (naar schatting ruim 100.000 voorwerpen) is inmiddels geregistreerd in Cardbox. Het bestand met momenteel ruim 33.000 records groeit nog elke dag.

Charles Welling, 'registrator' van het museum, is lovend over de mogelijkheden die Cardbox biedt. "Het is een ideaal systeem voor ons soort werk met een zeer gunstige prijs/kwaliteitsverhouding. En dat is - gezien de moeilijke financiële positie van veel musea - ook belangrijk." Charles startte al in 1985 met een, naar de huidige begrippen, primitief pakket op één PC. Na enkele jaren werd de stap gemaakt naar het multi-user systeem BRS/Search. Maar nu is hij, met Cardbox in een Novell-netwerk, pas echt een tevreden mens: "Cardbox kwam in de vergelijkingen als één van de betere uit de bus en ik had al eerder lovende woorden over Cardbox gehoord." Na het testen van de demo ("ik heb het programma echt op z'n donder gegeven") was Charles verkocht: "We waren op dat moment wel huiverig voor databanken onder Windows, maar werden volledig verrast. Cardbox bleek een storingvrij en stabiel pakket met veel meer mogelijkheden dan verwacht."

59 velden

De totale collectie wordt in Cardbox geregistreerd. En dat gaat van antiek speelgoed tot een niet-ontplofte vliegtuigbom en van antieke kleding en schilderijen tot gereedschap. "We hebben 59 velden waarmee we elk voorwerp exact kunnen omschrijven. Er worden een groot aantal kenmerken vastgelegd zoals de objectnaam, de functie, de datering, de vervaardiger, de materiaalsoort en ga zo maar door. Het gaat daarbij ook om thematische velden ('Ik zoek alles wat te maken heeft met ....')."

Naast de eigen collectie beheert het Historisch Museum ook de 'Atlas van Stolk', een wereldvermaarde verzameling prenten, kaarten en tekeningen. Deze collectie wordt ook met Cardbox ontsloten. Zelfs de oorspronkelijke gedrukte catalogus is in een Cardbox bestand opgenomen, inclusief de gescande afbeeldingen van de bladzijden. "We hebben het plan om - uitgaande van Cardbox - deze catalogus op CD-ROM uit te geven: een puur wetenschappelijke uitgave, die hopelijk zijn weg over de wereld zal vinden." Uiteraard wordt Cardbox binnen het museum gebruikt voor tal van andere bestanden, waaronder de bibliotheekcatalogus, een adressenbestand voor relatiebeheer, correspondentie-archivering en een bruikleenadministratie. Charles Welling: "Cardbox is uitgegroeid tot het registratie- en documentatiesysteem van ons museum. Van de dertig aangesloten PC's is altijd wel een derde ingelogd op een Cardbox-bestand!"